浅谈观音阁水库输水工程档案立体式管理模式

工程档案的整理质量是衡量工程各项工作质量的重要内容，项目文件贯穿于工程建设的全过程，因此做好工程项目档案工作不仅仅是档案人员的事情，完整、系统、准确的档案是参建各方共同努力的结果。实现档案管理现代化、立体化是社会发展的必然趋势，观音阁水库输水工程引进计算机技术对档案进行自动化管理，并积极主动开发档案信息资源，建立以建设单位为中心的档案管理工作网，明确参建方各自的职责，将档案工作纳入项目建设计划和管理流程，与项目建设实行同步管理，严格落实水利部及国家、省、市档案局的各项法律、条例、规范及办法，更好地为档案利用工作，为工程建设和投产后生产运行、维护和管理服务。本文结合观音阁水库输水工程建设实际情况，对工程档案立体式管理模式进行研究。

一、宏微观相结合是工程档案立体式管理的前提

水利部及国家、省、市档案局的各项法律、条例、规范及办法是档案管理工作宏观管理的依据，收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研等是档案微观管理工作的范围，只有坚持将宏观管理和微观管理相结合，贯彻“集中统一管理，分级负责”的方针[1]，才能确保工程档案的完整、系统、准确与安全保管，为工程建设和管理提供有效的利用。

档案工作的依法管理，既是工程建设项目管理工作的重要内容，也是协调档案工作与其他工作关系的依据，更是做好档案工作的重要保障。在工程建设初期，观音阁水库输水工程先后制定了《观音阁水库输水工程科技档案管理体系》《观音阁水库输水工程科技档案分类细则》《观音阁水库输水工程科技档案整编操作规程》《观音阁水库输水工程声像档案管理办法》《观音阁水库输水工程电子档案管理实施细则》《观音阁水库输水工程实物档案管理办法》《观音阁水库输水工程项目档案审查与移交制度》，明确规定各参建单位的档案工作职责与任务，并与个人经济利益挂钩，对违反档案管理制度的单位或部门，提出责任追究及处罚措施。

二、建立档案工作网络是工程档案立体式管理的核心

建立档案管理网络是工程档案收集工作齐全、完整、规范的重要保证，观音阁水库输水工程由于参建单位较多，各参建单位的性质和专业、资质等各不同，所以完整、齐全的收集积累档案是参建单位的关键工作，建立以建设单位为中心的档案工作管理网络，即在各参建单位之间的资料传递、档案部门设置、档案人员配备方面，建立多层次、多方位具有覆盖网络的档案立体式管理模式，明确各参建单位各自应承担的责任与义务，采用以建设单位为主体、监理单位积极配合的手段，建立联合检查小组，对施工单位的档案质量严格把关，全方位监督。

1.工程前期文件，指建设项目开工前在立项、谈判、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。由建设、设计及勘察单位，按其文件类别、性质、联系、问题等进行收集整理。

2.工程开工前，项目法人组织监理机构等各参建方，编制了标准的工程质量评定表模板和原始数据记录表，表中详细描述了施工段桩号、高程、方量、质检等数据指标，做到工程建设过程中的原始文件长期保存并且有可追溯性，档案文件和检测资料应连贯编制、收集和整理，存档原则按照工程项目划分、专业结构等进行归档。存档的文件必须严格按照规范的要求，履行签字手续，例如某些文件要求工程资料齐全，验收合格后经总监理工程师签字审核后方可报建设单位存档[2]。

3.工程监理文件，由监理单位按文件类别、专业、结构、标段、项目划分成果进行收集整理，并对施工单位形成的文件进行审核，按要求签署意见，负责施工单位提交的竣工档案和竣工图的审查、验收工作，协助办理移交手续。

4.工程竣工文件，由建设单位组织实施竣工验收工作，预先编制完善的竣工验收大纲及计划，将各个单位、分部等工程竣工文件的审核详细要求分别列出，各参建方负责移交各自的竣工文件，其真实性、有效性需要监理单位与档案管理人员的积极配合。

三、档案与工程建设实施同步管理是档案立体式管理的关键

为了更好地服务工程建设，保证档案资料的系统、科学、完整、真实准确，必须加强档案管理工作，坚持“三参加”“四同步”的原则。观音阁水库输水工程一直秉承着“三参加”“四同步”这一原则，从项目立项时就已提出项目档案管理和归档要求，注重档案工作的过程管理，贯彻档案工作与工程建设同步开始、同步进行、同步检查、同步验收。如参加公司年度计划工作会议，提出长期及短期档案工作目标；参加开箱验收工作，核对合格证、检测证明、尺寸图、操作手册是否与设备进场开箱验收单一一对应；参加各阶段工程验收会议，检查档案资料整理是否达到各阶段验收标准，达不到对应标准一律不予验收；在与各参建单位签订合同前，组织档案交底会议，并在签订合同时制定档案专用条款，对移交档案的移交份数、移交时间、质量、介质等提出明确要求，并用经济手段控制档案移交工作，设置档案保证金条款，参建单位不完成档案移交，不予支付档案保证金等等。

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